Tentang Manajemen Perubahan

4 faktor utama yang mempengaruhi perubahan organisasi yang dikenal dengan PEST factors

PEST terdiri dari Politik, Ekonomi, Sosial – Budaya, dan Teknologi. Masing-masing sub faktor dari ke-empat faktor tersebut adalah,

a)       Politik: Legislasi pemerintah, Ideologi pemerintah, Hukum internasional, Hak secara          universal,Perang, Peraturan daerah, Sistem perpajakan, Kegiatan serikat.

b)      Ekonomi: Pesaing, Pemasok, Nilai tukar mata uang, Tingkat upah, Kebijakan ekonomi pemerintah, Kebijakan ekonomi negara lain, Kebijakan pinjaman dari lembaga keuangan, Perubahan dari masyarakat terhadap kepemilikan pribadi.

c)      Sosial – Budaya: Demografi, Perubahan gaya hidup, Ketersediaan keterampilan (skill), Sikap terhadap pekerjaan, Sikap terhadap kelompok minoritas, Masalah perbedaan jenis kelamin (gender), Kemauan dan kemampuan untuk bergerak, Kepedulian terhadap lingkungan, Etika bisnis.

d)     Teknologi: Teknologi informasi, Proses produksi yang baru, Proses secara komputerisasi,Perubahan dalam teknologi transportasi.
 

3 tipe perubahan menurut Grundy

a)      Smooth Incremental Change: Perubahan terjadi secara lambat, sistematis, dan dapat diprediksikan.

b)      Bumpy Incremental Change: Perubahan ini mencakup perubahan lingkungan organisasi, bersumber dari perubahan internal, misalnya tuntutan perbaikan metode kerja.

c)      Discontinuous Change: Perubahan yang ditandai pergeseran cepat atas strategi, struktur atau budaya.

5 tahap dalam Daur hidup organisasi/The Organizational Life Cycle

a)    Fase 1 : Kreativitas.

Kreativitas dari para pendiri organisasi merupakan tahap awal dari evolusi suatu organisasi. Desain organisasi pada tahap ini masih merupakan struktur sederhana dan pengambilan keputusan dikontrol oleh manajer – pemilik atau top manajemen. Komunikasi antar tingkatan di dalam organisasi berlangsung intensif dan informal. Krisis yang muncul pada tahap awal pertumbuhan organisasi adalah krisis kepemimpinan, karena manajer sulit untuk mengelola organisasi hanya dengan mengandalkan pada komunikasi informal. Jadi diperlukan manajemen professional yang dapat memperkenalkan dan mengimplementasikan manajemen dan teknik organisasi yang makin kompleks.

b)   Fase 2 : Pengarahan.

Pada tahap pengarahan desain organisasi makin birokratis, komunikasi antar tingkatan menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai diterapkan, seperti aktivitas produksi dan pemasaran. Pengambilan keputusan pada tahap ini bermuara pada manajemen baru dan manajer tingkat bawah tidak diikut sertakan. Krisis yang muncul pada tahap ini adalah krisis otonomi dimana manajer tingkat bawah akan mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan. Pada prinsipnya solusi dari krisis otonomi tersebut adalah pendesentralisasian pengambilan keputusan.

c)    Fase 3 : Pendelegasian.

Pada tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang.

Krisis yang muncul pada tahap ini adalah krisis control, karena manajer tingkat bawah merasa nyaman dengan otonomi yang diberikan, sedangkan top manajemen merasa takut organisasi akan dibawa ke berbagai arah. Oleh karena itu diperlukan suatu cara dalam mengelola jalannya roda organisasi.

d)   Fase 4 : Koordinasi.

Tahap ini muncul sebagai akibat dari krisis control pada tahap pendelegasian. Koordinasi sangat diperlukan oleh manajer lini dari unit – unit staf dan kelompok – kolompok produk dalam menjalankan fungsinya. Krisis yang muncul pada tahap ini adalah krisis birokrasi, karena adannya koordinasi juga akan menimbulkan konflik garis – staf yang menyita banyak waktu dan energy.

e)    Fase 5 : Kerjasama.

Untuk menghindari krisis birokrasi pada tahap koordinasi adalah dengan kerjasama yang kuat antar individu di dalam organisasi. Budaya organisasi menjadi substitusi bagi control formal manajemen organisasi. Struktur organisasi bergerak ke arah bentuk organik.

Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi?

Struktur organisasi merupakan penggambaran bagaimana cara organisasi dikonfigurasikan ke dalam kelompok kerja dan hubungan mengenai tanggung jawab dan wewenang serta laporan masing-masing individu dan kelompok dalam upaya untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Menurut Robbins (1996) à Bagaimana tugas-tugas dibagikan, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara resmi.

Menurut Wilson dan Rosenfeld (1990) à Merupakan pola antara bagian komponen-komponen organisasi yang menjelaskan mengenai komunikasi, kontrol, maupun otoritas.

Elemen Struktur Organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan ketika hendak mendesain struktur,antara lain:

a)    Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

b)   Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses,produk,geografi, dan pelanggan.

c)    Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

d)   Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

e)    Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.

f)    Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

6 dimensi utama dalam struktur organisasi

a)    Specialization: Merupakan pembagian kerja dan alokasi tugas di antara posisi yang berbeda.

b)   Standardization: Prosedur standar untuk mengatasi kejadian-kejadian yang ada yang merupakan aspek dasar struktur organisasi.

c)    Formalization: Menunjukkan sejauh mana peraturan, prosedur, instruksi dan komunikasi yang diorganisasikan dalam bentuk dokumen tertulis.

d)   Centralization: Fokus pada kewenangan yang ada untuk mengambil keputusan dalam organisasi.

e)    Configuration: Merupakan bentuk struktur dimana berbentuk rantai komando yang pendek ataupun panjang. Hal ini ditunjukkan dalam bagan organisasi.

f)    Traditionalism: Merupakan sejauh mana organisasi distandarisasikan berdasarkan kebiasaan atau peraturan yang ada.

Organizational culture

Budaya organisasi adalah  sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya.

Karakteristiknya Budaya Organisasi:

a)    Inovasi dan keberanian mengambil resiko yaitu sejauh mana karyawan diharapkan didorong untuk bersikap inovtif dan berani mengambil resiko.

b)   Perhatian terhadap detail yaitu sejauh mana karyawan diharapkan menjalankan presisi, analisis, dan perhatian pada hal-hal detil.

c)    Berorientasi pada hasil yaitu sejauh mana manajemen berfokus lebih pada hasil ketimbang teknik atau proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.

d)   Berorientasi kepada manusia yaitu sejauh mana keputusan-keputusan manajemen mempertimbangkan efek dari hasil tersebut atas orang yang ada di dalam organisasi.

e)    Berorientasi pada tim yaitu sejauh mana kegiatan-kegiatan kerja diorganisasi pada tim ketimbang individu-individu.

f)    Agresivitas yaitu sejauh mana orang bersikap agresif dan kompetitif ketimbang santai.

g)   Stabilitas yaitu sejauh mana organisasi menekankan pertahanan pada budaya organisasi yang sudah baik.

Organisasi formal dan organisasi informal.

a)    Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Organisasi formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

·      Terstruktur

·      Kaku

·      Terumuskan

·      Tahan lama

Unsur-unsur organisasi formal: Goals, strategy, structure, systems and procedures, product and services, financial resources, management.

Sebuah organisasi formal memiliki strukstur yang terumuskan dengan baik. Struktur ini menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas, dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran, dan melalui apa komunikasi berlangsung.

Contoh organisasi formal adalah : Perusahaan, Badan Pemerintah, Sekolah, Negara

b)   Organisasi Informal kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :

· Lepas

· Fleksibel

· Tidak terumuskan

· Spontan

Unsur unsure organisasi informal: values, attitude and beliefs, leadership style and behavior, power, politics and conflicts, informal groupings.

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.

Contoh Organisasi Informal : Arisan ibu-ibu, Orang-orang di kendaraan umum, sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.

5 Tipe budaya organisasi

Menurut Charles Handy:

a)    The Power Culture (budaya berbasis kekuasaan):

Pola pekerjaan di perusahaan / organisasi didonimasi oleh seseorang atau kelompok tertentu. Hal paling mudah bisa kita lihat pada perusahaan keluarga dimana pemilik biasanya mendominasi secara penuh semua pengambilan keputusan dan sekaligus dalam hal penetapan kebijakan serta peraturan perusahaan.

b)   The role culture (budaya berbasis peran):

Lebih menekankan kepada pendelegasian tugas dan tanggung-jawab ke beberapa bagian sehingga tidak semua urusan terpusat pada seseorang atau kelompok orang tertentu.

c)    The task culture (budaya berbasis tugas / pekerjaan)

Terfokus kepada ‘getting things done‘ artinya yang penting pekerjaan dikerjakan, tidak peduli oleh siapa. Contoh organisasi berbasis jaringan/network orgz.

d)   The person culture

Masing-masing orang memiliki budaya sendiri tergantung latar belakang dan pendidikan. Individual culture tak bisa disepelekan begitu saja karena penting dalam membangun kinerja organisasi.

Salah satu model perubahan adalah “planned change” yang dikenalkan oleh Kurt Lewin yang dikenal dengan Lewin’s planned change model.

a)    Unfreezing: Agen perubahan (change agent) berupaya mengurangi kekuatan dalam mempertahankan status quo. Unfreezing diperlukan untuk membuat orang percaya bahwa perubahan perlu dilakukan. Hal yang harus dilakukan change agent antara lain mengumpulkan data, mendiagnosis masalah dengan akurat, dan membuat orang lain sadar akan pentingnya perubahan.

b)   Moving atau changing: Dalam tahap ini change agent mengidentifikasi, merencanakan, dan mengimplemetasikan strategi yang tepat untuk melakukan perubahan tersebut. Agar lebih efektif, perubahan dilaksanakan secara bertahap karena perubahan merupakan proses yang kompleks. Pada tahap ini yang dapat dilakukan adalah mengembangkan rencana, mengidentifikasi hal-hal yang mendukung dan menghambat, mengembangkan strategi yang tepat, mengimplementasikan perubahan, dan mengevaluasi perubahan.

c)    Refreezing: Change agent berupaya untuk menstabilkan perubahan sehingga dapat terintegrasi ke dalam sistem. Agar refreezing terjadi, change agent harus mendukung dan memperkuat upaya adaptif dari mereka yang terkena dampak perubahan. Perubahan rata-rata membutuhkan 3 sampai 6 bulan hingga masuk ke dalam sistem. Pada tahap ini, tanggung jawab change agent adalah berupaya menciptakan suasana saling mendukung agar perubahan dapat terjadi.

Dibutuhkan 5 tahap aktivitas dalam menejemen agar perubahan dapat berjalan efektif.

a)    Motivating change

Yaitu menciptakan kesiapan untuk perubahan dengan cara menekankan perubahan tersebut kepada organisasi, mengungkapkan perbedaan antara kondisi saat ini dan yang diinginkan, serta menyampaikan harapan positif jika perubahan dilakukan.

b)   Creating a vision

Menjelaskan ideologi utama perusahaan dengan menggambarkan nilai inti organisasi dan tujuannya.

c)    Developing political support

Dengan menilai sejauh mana kekuatan agen perubahan, mengidentifikasi stakeholder utama, dan berupaya untuk mempengaruhi stakeholder.

d)   Managing the transition

Dengan merencanakan kegiatan yang akan dilakukan selama perubahan, menekankan komitmen pada perencanaan yang dibuat, serta mengubah struktru manajemen perusahaan.

e)    Sustaining momentum

Dengan menyediakan sumber daya untuk perubahan, membangun sistem pendukung untuk agen perubahan, mengembangkan kompetensi dan keterampilan baru, memperkuat perilaku atau budaya yang baru dibentuk, serta tetap belajar untuk menstabilkan perubahan.

Dalam proses perubahan dalam suatu organisasi tentunya ada perlawanan/resistensi dari pihak pihak yang merasa terganggu. 3 strategi dalam mengurangi resistensi ini

a)    Empathy and support

b)   Communication

c)    Participation and involvement

4 faktor yang mempengaruhi  pilihan terhadap desain struktur organisasi

a)    Organization size (Ukuran organisasi)

Organisasi dengan ukuran yang berbeda membutuhkan struktur organisasi yang berbeda juga. Ketika sebuah bisnis kecil berkembang menjadi sebuah perusahaan besar, maka dibutuhkan perubahan organisasi yang menjamin agar komunikasi dan manajemen tetap berjalan lancar di dalam perusahaan. Organisasi dengan ukuran yang lebih kecil cenderung untuk bergantung pada teknologi-komunikasi untuk kebanyakan interaksi mereka pada umumnya. Sedangkan organisasi besar menggunakan teknologi-komunikasi untuk susunan birokrasi hierarkinya. Organisasi kecil cenderung menggunakan system struktur organisasi yang sederhana, sedangkan organisasi besar cenderung menggunakan hierarki birokrasi yang bertingkat.

b)   Technology (Teknologi)

Teknologi perusahaan membantu aliran kerja dalam desain dengan memfasilitasi komunikasi dan prosedur kerja. Dengan industri yang berbeda, maka dibutuhkan juga teknologi yang berbeda juga.

c)    Enviromnment (Lingkungan)

Lingkungan memberikan pengaruh yang cukup signifikan bagi fungsi bisnis dan mempengaruhi banyak elemen dalam desain struktur organisasi.

d)   Organization strategy

Desain struktur organisasi memperpanjang jangkauannya keluar organisasi untuk meraih jaringan di luar untuk bisnis pendukung dan sekutu perusahaan. Perusahaan yang bekerja sama dengan jaringan di luarnya cenderung untuk menjadi lebih kuat karena banyaknya pendukung disana

Dalam “restructuring organizations” dikenal “downsizing”. apa dampaknya terhadap perusahaan?

Downsizing atau perampingan merupakan perubahan pada struktur organisasi yang bertujuan untuk mengurangi ukuran organisasi. Biasanya dilakukan dengan mengurangi jumlah karyawan melalui PHK, mutasi karyawan, atau pensiun dini dengan mengurangi jumlah unit organisasi atau tingkat manajerial melalui divestasi.

Ada beberapa penyebab yang menjadikan sebuah perusahaan melakukan downsizing :

a)    Krisis ekonomi yang dalami oleh perusahaan

b)   Pendapatan perusahaan lebih kecil ketimbang pengeluaran

c)    Jumlah tenga kerja yang terlampau banyak

d)   Butuh tenaga kerja yang lebih professional dan personalia yang baru

e)    Perusahaan ingin membuka cabang baru

Dampaknya adalah :

Kebijakan downsizing atau pengurangan karyawan tidak selamanya buruk, tetapi juga tidak selamanya akan dapat menyelamatkan perusahaan dari kerugian.  Secara umum, downsizing dapat dikatakan usaha dari manajemen organisasi untuk mengefisienkan perbandingan antara benefit dengan cost yang dikeluarkan pada tingkat menguntungkan.  Kebijakan ini sangat tergantung dari permasalahan yang dihadapi perusahaan, maupun respon yang dilakukan pihak manajemen dalam mengatasi permasalahan tersebut.

Downsizing diharapkan mempunyai manfaat ekonomis maupun organisasional seperti biaya overhead yang semakin rendah, birokrasi berkurang, pengambilan keputusan lebih cepat, komunikasi lebih lancar serta produktifitas yang semakin meningkat.  Namun disamping keberhasilan downsizing, banyak juga perusahaan yang mengalami sebaliknya.  Permasalahan baru yang muncul akibat kebijakan downsizing adalah sikap negatif dari pekerja terhadap upaya restrukturisasi tersebut.

Downsizing juga menyebabkan mereka mengurangi komitmen karyawan kepada perusahaan. Proses downsizing yang diproses dianggap kurang pantas dan kurang fair bagi karyawan sehingga mengurangi komitmen mereka terhadap perusahaan.

karakteristik “transformational change”

a)    Change is triggered by environmental and internal disruptions

b)   Change is aimed at competitive advantage

c)    Change is systemic and revolutionary

d)   Change demands a new organizing paradigm

e)    Change is driven by senior excecutives and line management

f)    Change involves significant learning

Read more »