Decision Making, Learning, Knowledge Management, and Information Technology

Decision Making, Learning, Knowledge Management, and Information Technology

Organizational decision making : proses menanggapi masalah dengan mencari dan memilih solusi atau tindakan yang akan menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan organisasi (stakeholders)

Keputusan yang diprogram (programmed decisions) yaitu keputusan yang berulang dan rutin.

Keputusan yang tidak diprogram (Non-programmed decisions) yaitu keputusan yang baru dan tidak terstruktur.

Models of Organizational Decision Making :

1. The Rational Model: pengambilan keputusan adalah lugas / terang-terangan.

         tiga tahap proses :

• Tahap 1: Mengidentifikasi masalah yang perlu dipecahkan
• Tahap 2: Merancang dan mengembangkan daftar solusi alternatif dan program tindakan untuk                memecahkan masalah
• Tahap 3: Bandingkan kemungkinan konsekuensi dari setiap alternatif dan memutuskan mana tindakan menawarkan solusi terbaik

Figure 12.1: The Rational Model of Decision Making

Asumsi yang mendasari model rasional :

a. Para pembuat keputusan memiliki semua informasi yang mereka butuhkan

b. Pembuat keputusan bisa membuat keputusan yang terbaik

c. Para pembuat keputusan setuju tentang apa yang perlu dilakukan

Kritik dari asumsi :

• Informasi dan ketidakpastian : asumsi bahwa manager menyadari semua tindakan program alternative dan konsekuensinya adalah tidak realistis.
• Kemampuan manajerial : manager hanya memiliki kemampuan terbatas untuk memproses informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan.
• Preferensi dan nilai-nilai : mengasumsikan manager setuju tentang apa tujuan yang paling penting bagi organisasi.

2. The Carnegie Model : Mengenalkan satu set asumsi yang lebih realistis tentang proses pengambilan keputusan :

a. Satidficing : pencarian informasi yang terbatas untuk mengidentifikasi masalah dan solusi alternatif.

b. Bounded Rationality : kapasitas yang terbatas untuk memproses informasi.

c. Organizational coalitions : solusi yang dipilih adalah hasil dari kompromi, tawar-menawar, akomodasi   diantara koalisi.

Perbedaan the rational model dengan the Carnegie model :

3. The incrementalist model: manajer memilih tindakan program alternatif yang hanya sedikit, atau secara bertahap, berbeda dengan yang digunakan di masa lalu :

a. Dianggap mengurangi kemungkinan melakukan sebuah kesalahan

b. Disebut ilmu "mengacaukan melalui (muddling through)"

c. Mereka memperbaiki atau menghindari kesalahan melalui serangkaian perubahan bertahap

4. The unstructured model : menjelaskan bagaimana pengambilan keputusan terjadi dalam lingkungan ketidakpastian yang tinggi :

a. Model tidak terstruktur mengakui ketidakpastian dalam lingkungan

b. Manajer memikirkan kembali alternatif mereka ketika mereka mencapai hambatan

c. Pengambilan keputusan bukanlah proses linier, proses sekuensial

d. Mencoba menjelaskan bagaimana organisasi membuat keputusan tidak terprogram

5. The garbage can model : pandangan pengambilan keputusan yang membutuhkan proses terstruktur yang ekstrim :

a. Para pembuat keputusan cenderung memulai membuat keputusan dari sisi solusi sebagai sisi masalah.

b. Membuat peluang pengambilan keputusan yang dapat dipecahkan dengan solusi siap pakai berdasarkan pada kompetensi dan ketrampilan.

c. Koalisi yang berbeda mungkin memperjuangkan altenatif yang berbeda.

d. Pengambilan keputusan menjadi “ garbage can “ dimana masalah, solusi, dan perpaduan semua orang-orang dan berhadapan untuk tindakan organisasi.

e. Pemilihan alternatif tergantung pada definisi situasi saat ini seseorang atau kelompok memegang kekuasaan.

Sifat dasar pembelajaran organisasi (The Nature of Organizational Learning)

Organizational learning : proses dimana manajer berusaha untuk meningkatkan keinginan anggota organisasi dan kemampuan untuk memahami dan mengelola organisasi dan lingkungannya. 

- Menciptakan kapasitas organisasi untuk merespons secara efektif terhadap perubahan lingkungan bisnis.

Tipe dari pembelajaran organisasi :

1. Eksplorasi: anggota organisasi mencari dan bereksperimen dengan jenis baru atau bentuk kegiatan dan prosedur organisasi.
2. Eksploitasi: anggota organisasi belajar cara untuk memperbaiki dan meningkatkan kegiatan dan prosedur organisasi yang ada.

pembelajaran organisasi : sebuah organisasi yang sengaja mendesain dan membangun struktur, budaya, dan strategi sehingga dapat meningkatkan dan memaksimalkan potensi pembelajaran organisasi yang akan berlangsung.

- Karyawan pada semua tingkatan harus mampu menganalisis cara organisasi dijalankan dan bereksperimen dengan perubahan untuk meningkatkan efektivitas.

Tingkatan dari organizational learning :

1. Individual level learning : manajer perlu memfasilitasi pembelajaran keterampilan baru, norma, dan nilai- nilai sehingga individu dapat meningkatkan keterampilan dan kemampuan pribadi mereka sendiri.

• Karyawan mengembangkan intelektual individu untuk membuat dan mengeksplorasi apa yang mereka inginkan.
• Karyawan harus mengembangkan komitmen dan keterikatan dengan pekerjaan mereka sehingga mereka akan melakukan percobaan dan mengambil resiko.
• Organisasi harus mendorong karyawan untuk memikul tanggung jawab lebih untuk keputusan mereka.

2. Group level learning : manajer harus mendorong pembelajaran dengan meningkatkan pemanfaatan berbagai jenis kelompok sehingga individu dapat berbagi atau menggabungkan keterampilan dan kemampuan mereka.

a. Memungkinkan untuk menciptakan sinergi

b. Rutinitas kelompok dapat meningkatkan efektivitas kelompok

c. Kelompok belajar bahkan lebih penting daripada belajar individu dalam mempromosikan pembelajaran organisasi.

3. Organizational level learning : manajer dapat mempromosikan pembelajaran organisasi melalui cara mereka menciptakan struktur organisasi dan budaya.

4. Interorganizational level learning : struktur dan budaya organisasi tidak hanya membentuk pembagian visi atau kerangka kerja atas common assumption yang memandu pembelajaran di dalam suatu organisasi tetapi juga menentukan bagaimana pembelajaran berlangsung pada tingkatan interorganizational.

nilai-nilai budaya dan norma adalah pengaruh penting pada pembelajaran 

• Adaptive culture : inovasi nilai dan mendukung dan menghargai eksperimentasi dan pengambilan risiko oleh para manajer menengah dan tingkat rendah.
• Inert culture: berhati-hati dan konservatif, dan tidak mendorong pengambilan risiko oleh para manajer menengah dan tingkat rendah.

Knowledge Management and Information Technology

Knowledge management : jenis informasi Teknologi yang berkemampuan menghubungkan organisasi yang memiliki implikasi penting bagi pembelajaran organisasi dan pengambilan keputusan.

Untuk keberhasilan perusahaan, pengetahuan sebagai bentuk modal, harus bisa saling ditukar antar orang, dan harus dapat berkembang.

Pendekatan knowledge management :

• Codification approach : pengetahuan dikumpulkan secara hati-hati , dianalisis, dan disimpan dalam database ditempat yang dapat diambil dengan mudah oleh pengguna yang memasukkan perintah organisasi dan kata kunci tertentu. Cocok untuk produk standar atau layanan.
• Personalization approach : teknologi informasi dirancang untuk mengidentifikasi siapa dalam organisasi yang mungkin memiliki informasi yang diperlukan untuk pekerjaan khusus. Lebih bergantung pada pengetahuan, wawasan, dan pertimbangan untuk membuat keputusan.

Knowledge management membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan, mentransfer dan menerapkan informasi dan keahlian yang penting yang merupakan bagian dari memori organisasi dan yang umumnya berada di dalam organisasi dengan cara yang tidak terstruktur.

Technology Information : sekumpulan dari sistem teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan menyebarkan informasi.

Technology Information telah menjadi fasiliatator utama dari aktivitas bisnis di dunia saat ini. Technology Information juga disebut sebagai katalis perubahan fundamental dalam struktur, operasi dan manajemen perusahaan, karena berbagai kemampuannya yaitu menjalankan komputasi numerik berkecepatan dan bervolume tinggi, memudahkan interpretasi berbagai data, menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dan sebagainya. Kemampuan ini mendukung lima tujuan umum bisnis yaitu meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, memperbaiki pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan dengan pelanggan serta mengembangkan aplikasi strategi baru.

Faktor yang Mempengaruhi pembelajaran Organisasi :

1. Beberapa faktor yang dapat mengurangi pembelajaran organisasi dari waktu ke waktu :

• Manajer dapat mengembangkan aturan dan standar prosedur operasi untuk memfasilitasi pengambilan keputusan yang terprogram.
• Kesuksesan masa lalu dengan SOP yang menghambat pembelajaran

2. Struktur kognitif : sistem kepercayaan yang saling terkait, preferensi, harapan, dan nilai-nilai yang mentakdirkan tanggapan dan interpretasi situasi.

Kondisi ini cara manajer membuat keputusan dan melihat peluang dan ancaman lingkungan.

3. Jenis kognitif bias :

• Cognitive biases : struktur sistematis kognitif bias menyebabkan salah persepsi dan salah tafsir informasi, sehingga mempengaruhi pembelajaran organisasi dan pengambilan keputusan.
• Cognitive dissonance : keadaan tidak nyaman atau kecemasan yang dialami ketika ada inkonsistensi antara keyakinan seseorang dan tindakan.

Manajer mencari atau menafsirkan informasi yang menegaskan dan memperkuat keyakinan mereka dan mengabaikan informasi yang tidak.

4. Illusion of control : menyebabkan manajer untuk menaksir terlalu tinggi sejauh mana hasil suatu tindakan berada di bawah kendali pribadi mereka.

5. Frequency : memperdaya orang ke dalam asumsi bahwa contoh ekstrim dari fenomena yang lebih umum daripada yang sebenarnya.

6. Representativeness : menuntun manajer untuk membentuk penilaian didasarkan pada sampel kecil dan tidak representatif. 

7. Projection : memungkinkan manajer untuk membenarkan dan memperkuat preferensi mereka sendiri dan nilai-nilai dengan menghubungkan mereka kepada orang lain. 

8. Ego-defensiveness : menuntun manajer untuk menafsirkan peristiwa sedemikian rupa sehingga tindakan mereka muncul dalam informasi yang paling menguntungkan.

9. Escalation of commitment : menuntun manajer untuk tetap berkomitmen pada program tindakan kehilangan dan menolak untuk mengakui bahwa mereka telah melakukan kesalahan

Meningkatkan pengambilan keputusan dan pembelajaran :

1. Strategi untuk pembelajaran organisasi

Menyebabkan manajer untuk terus melupakan ide-ide lama dan menghadapi kesalahan dalam keyakinan dan persepsi mereka.

a. Mendengarkan para pembangkang / yang tidak setuju.

b. Mengubah kegiatan menjadi kesempatan belajar.

c. Bereksperimen.

2. Menggunakan game theory : alat untuk membantu manajer meningkatkan pengambilan keputusan dan meningkatkan pembelajaran.

Interaksi antara organisasi dipandang sebagai sebuah permainan kompetitif.

Dua tipe dasar dari permainan :

• Sequential move game : pemain bergerak pada gilirannya, dan satu pemain dapat memilih strategi untuk melanjutkan setelah mempertimbangkan pilihan saingan dari strategi.
• Simultaneous move game : para pemain bertindak pada saat yang sama, dalam ketidaktahuan tindakan saingan mereka saat ini.

Berguna untuk organisasi bersaing dengan sejumlah saingan yang sangat saling tergantung.

3. Nature of the top-management team

• Cara manajemen puncak dibentuk dan jenis orang-orang yang di atasnya mempengaruhi pembelajaran organisasi.
• Proses belajar terjadi baik ketika ada heterogenitas dari tim manajemen puncak.

Groupthink: kesesuaian yang muncul ketika orang yang berpikiran sama menekankan kecenderungan satu sama lain untuk menafsirkan peristiwa dan informasi dengan cara yang sama.

4. Devil’s advocate : orang yang bertanggung jawab untuk mengkritisi pembelajaran organisasi yang sedang berlangsung.

Sebuah metode untuk mengatasi kognitif bias dan mempromosikan pembelajaran organisasi dengan melembagakan perbedaan pendapat.

5. Dialectical inquiry : tim pembuat keputusan menghasilkan dan mengevaluasi skenario alternatif dan memberikan rekomendasi.

Read more »