Unknown
4 faktor utama yang
mempengaruhi perubahan organisasi yang dikenal dengan PEST factors
PEST terdiri dari
Politik, Ekonomi, Sosial – Budaya, dan Teknologi. Masing-masing sub faktor dari
ke-empat faktor tersebut adalah,
a) Politik: Legislasi
pemerintah, Ideologi pemerintah, Hukum internasional, Hak secara universal,Perang, Peraturan daerah,
Sistem perpajakan, Kegiatan serikat.
b)
Ekonomi: Pesaing, Pemasok, Nilai
tukar mata uang, Tingkat upah, Kebijakan ekonomi pemerintah, Kebijakan ekonomi
negara lain, Kebijakan pinjaman dari lembaga keuangan, Perubahan dari
masyarakat terhadap kepemilikan pribadi.
c)
Sosial – Budaya: Demografi,
Perubahan gaya hidup, Ketersediaan keterampilan (skill), Sikap terhadap
pekerjaan, Sikap terhadap kelompok minoritas, Masalah perbedaan jenis kelamin (gender),
Kemauan dan kemampuan untuk bergerak, Kepedulian terhadap lingkungan, Etika
bisnis.
d)
Teknologi: Teknologi informasi,
Proses produksi yang baru, Proses secara komputerisasi,Perubahan dalam
teknologi transportasi.
3 tipe perubahan menurut
Grundy
a)
Smooth
Incremental Change: Perubahan
terjadi secara lambat, sistematis, dan dapat diprediksikan.
b)
Bumpy
Incremental Change: Perubahan
ini mencakup perubahan lingkungan organisasi, bersumber dari perubahan internal,
misalnya tuntutan perbaikan metode kerja.
c)
Discontinuous
Change: Perubahan yang ditandai
pergeseran cepat atas strategi, struktur atau budaya.
5 tahap dalam Daur hidup organisasi/The
Organizational Life Cycle
a) Fase 1 :
Kreativitas.
Kreativitas
dari para pendiri organisasi merupakan tahap awal dari evolusi suatu
organisasi. Desain organisasi pada tahap ini masih merupakan struktur sederhana
dan pengambilan keputusan dikontrol oleh manajer – pemilik atau top manajemen.
Komunikasi antar tingkatan di dalam organisasi berlangsung intensif dan
informal. Krisis yang muncul pada tahap awal pertumbuhan organisasi adalah
krisis kepemimpinan, karena manajer sulit untuk mengelola organisasi hanya
dengan mengandalkan pada komunikasi informal. Jadi diperlukan manajemen
professional yang dapat memperkenalkan dan mengimplementasikan manajemen dan teknik
organisasi yang makin kompleks.
b) Fase 2 :
Pengarahan.
Pada tahap
pengarahan desain organisasi makin birokratis, komunikasi antar tingkatan
menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai diterapkan, seperti aktivitas
produksi dan pemasaran. Pengambilan keputusan pada tahap ini bermuara pada
manajemen baru dan manajer tingkat bawah tidak diikut sertakan. Krisis yang
muncul pada tahap ini adalah krisis otonomi dimana manajer tingkat bawah akan
mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan. Pada
prinsipnya solusi dari krisis otonomi tersebut adalah pendesentralisasian
pengambilan keputusan.
c) Fase 3 :
Pendelegasian.
Pada tahap
pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam
menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih
berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang.
Krisis
yang muncul pada tahap ini adalah krisis control, karena manajer tingkat bawah
merasa nyaman dengan otonomi yang diberikan, sedangkan top manajemen merasa takut
organisasi akan dibawa ke berbagai arah. Oleh karena itu diperlukan suatu cara
dalam mengelola jalannya roda organisasi.
d) Fase 4 :
Koordinasi.
Tahap ini
muncul sebagai akibat dari krisis control pada tahap pendelegasian. Koordinasi
sangat diperlukan oleh manajer lini dari unit – unit staf dan kelompok –
kolompok produk dalam menjalankan fungsinya. Krisis yang muncul pada tahap ini
adalah krisis birokrasi, karena adannya koordinasi juga akan menimbulkan
konflik garis – staf yang menyita banyak waktu dan energy.
e) Fase 5 :
Kerjasama.
Untuk
menghindari krisis birokrasi pada tahap koordinasi adalah dengan kerjasama yang
kuat antar individu di dalam organisasi. Budaya organisasi menjadi substitusi
bagi control formal manajemen organisasi. Struktur organisasi bergerak ke arah
bentuk organik.
Apa
yang dimaksud dengan struktur organisasi?
Struktur organisasi merupakan
penggambaran bagaimana cara organisasi dikonfigurasikan ke dalam kelompok kerja
dan hubungan mengenai tanggung jawab dan wewenang serta laporan masing-masing
individu dan kelompok dalam upaya untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Menurut Robbins (1996) Ã Bagaimana
tugas-tugas dibagikan, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara resmi.
Menurut Wilson dan Rosenfeld (1990) Ã Merupakan
pola antara bagian komponen-komponen organisasi yang menjelaskan mengenai
komunikasi, kontrol, maupun otoritas.
Elemen Struktur Organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu
diperhatikan ketika hendak mendesain struktur,antara lain:
a) Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas
dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
b) Departementalisasi. Dasar
yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses,produk,geografi, dan pelanggan.
c) Rantai komando. Garis
wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon
paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
d) Rentang kendali. Jumlah
bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
e) Sentralisasi dan Desentralisasi.
Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan
terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan
dari sentralisasi.
f) Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di
dalam organisasi dibakukan.
6
dimensi utama dalam struktur organisasi
a) Specialization: Merupakan
pembagian kerja dan alokasi tugas di antara posisi yang berbeda.
b) Standardization: Prosedur
standar untuk mengatasi kejadian-kejadian yang ada yang merupakan aspek dasar
struktur organisasi.
c) Formalization: Menunjukkan
sejauh mana peraturan, prosedur, instruksi dan komunikasi yang diorganisasikan
dalam bentuk dokumen tertulis.
d) Centralization: Fokus pada
kewenangan yang ada untuk mengambil keputusan dalam organisasi.
e) Configuration: Merupakan
bentuk struktur dimana berbentuk rantai komando yang pendek ataupun panjang.
Hal ini ditunjukkan dalam bagan organisasi.
f) Traditionalism: Merupakan
sejauh mana organisasi distandarisasikan berdasarkan kebiasaan atau peraturan
yang ada.
Organizational
culture
Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh
para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi
lainnya.
Karakteristiknya
Budaya Organisasi:
a) Inovasi
dan keberanian mengambil resiko yaitu sejauh mana karyawan diharapkan didorong
untuk bersikap inovtif dan berani mengambil resiko.
b) Perhatian
terhadap detail yaitu sejauh mana karyawan diharapkan menjalankan presisi,
analisis, dan perhatian pada hal-hal detil.
c) Berorientasi
pada hasil yaitu sejauh mana manajemen berfokus lebih pada hasil ketimbang
teknik atau proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.
d) Berorientasi
kepada manusia yaitu sejauh mana keputusan-keputusan manajemen mempertimbangkan
efek dari hasil tersebut atas orang yang ada di dalam organisasi.
e) Berorientasi
pada tim yaitu sejauh mana kegiatan-kegiatan kerja diorganisasi pada tim
ketimbang individu-individu.
f) Agresivitas
yaitu sejauh mana orang bersikap agresif dan kompetitif ketimbang santai.
g) Stabilitas
yaitu sejauh mana organisasi menekankan pertahanan pada budaya organisasi yang
sudah baik.
Organisasi
formal dan organisasi informal.
a) Organisasi
formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan
suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Organisasi
formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
·
Terstruktur
·
Kaku
·
Terumuskan
·
Tahan lama
Unsur-unsur organisasi formal: Goals,
strategy, structure, systems and procedures, product and services, financial
resources, management.
Sebuah
organisasi formal memiliki strukstur yang terumuskan dengan baik. Struktur ini
menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas, dan
tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk
saluran-saluran, dan melalui apa komunikasi berlangsung.
Contoh
organisasi formal adalah : Perusahaan, Badan Pemerintah, Sekolah, Negara
b) Organisasi
Informal kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas
serta tujuan bersama yang tidak disadari. Organisasi Informal memiliki
ciri-ciri :
· Lepas
· Fleksibel
· Tidak
terumuskan
· Spontan
Unsur
unsure organisasi informal: values, attitude and beliefs, leadership style and
behavior, power, politics and conflicts, informal groupings.
Keanggotaan
pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun
tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi
anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota,
bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
Contoh
Organisasi Informal : Arisan ibu-ibu, Orang-orang di kendaraan umum, sekumpulan
penonton yang menyaksikan sepak bola.
5
Tipe budaya organisasi
Menurut Charles Handy:
a) The Power
Culture (budaya berbasis kekuasaan):
Pola
pekerjaan di perusahaan / organisasi didonimasi oleh seseorang atau kelompok
tertentu. Hal paling mudah bisa kita lihat pada perusahaan keluarga dimana
pemilik biasanya mendominasi secara penuh semua pengambilan keputusan dan sekaligus
dalam hal penetapan kebijakan serta peraturan perusahaan.
b) The role
culture (budaya berbasis peran):
Lebih
menekankan kepada pendelegasian tugas dan tanggung-jawab ke beberapa bagian
sehingga tidak semua urusan terpusat pada seseorang atau kelompok orang
tertentu.
c) The task
culture (budaya berbasis tugas / pekerjaan)
Terfokus
kepada ‘getting things done‘ artinya yang penting pekerjaan dikerjakan, tidak
peduli oleh siapa. Contoh organisasi berbasis jaringan/network orgz.
d) The person
culture
Masing-masing
orang memiliki budaya sendiri tergantung latar belakang dan pendidikan.
Individual culture tak bisa disepelekan begitu saja karena penting dalam
membangun kinerja organisasi.
Salah
satu model perubahan adalah “planned change” yang dikenalkan oleh Kurt Lewin
yang dikenal dengan Lewin’s planned change model.
a) Unfreezing: Agen perubahan (change agent) berupaya mengurangi kekuatan dalam mempertahankan
status quo. Unfreezing diperlukan
untuk membuat orang percaya bahwa perubahan perlu dilakukan. Hal yang harus
dilakukan change agent antara lain
mengumpulkan data, mendiagnosis masalah dengan akurat, dan membuat orang lain
sadar akan pentingnya perubahan.
b) Moving atau changing: Dalam tahap ini change
agent mengidentifikasi, merencanakan, dan mengimplemetasikan strategi yang
tepat untuk melakukan perubahan tersebut. Agar lebih efektif, perubahan
dilaksanakan secara bertahap karena perubahan merupakan proses yang kompleks.
Pada tahap ini yang dapat dilakukan adalah mengembangkan rencana,
mengidentifikasi hal-hal yang mendukung dan menghambat, mengembangkan strategi
yang tepat, mengimplementasikan perubahan, dan mengevaluasi perubahan.
c) Refreezing: Change agent berupaya
untuk menstabilkan perubahan sehingga dapat terintegrasi ke dalam sistem. Agar refreezing terjadi, change agent harus mendukung dan memperkuat upaya adaptif dari
mereka yang terkena dampak perubahan. Perubahan rata-rata membutuhkan 3 sampai
6 bulan hingga masuk ke dalam sistem. Pada tahap ini, tanggung jawab change agent adalah berupaya menciptakan
suasana saling mendukung agar perubahan dapat terjadi.
Dibutuhkan
5 tahap aktivitas dalam menejemen agar perubahan dapat berjalan efektif.
a) Motivating change
Yaitu
menciptakan kesiapan untuk perubahan dengan cara menekankan perubahan tersebut
kepada organisasi, mengungkapkan perbedaan antara kondisi saat ini dan yang
diinginkan, serta menyampaikan harapan positif jika perubahan dilakukan.
b) Creating a vision
Menjelaskan
ideologi utama perusahaan dengan menggambarkan nilai inti organisasi dan
tujuannya.
c) Developing political support
Dengan
menilai sejauh mana kekuatan agen perubahan, mengidentifikasi stakeholder utama, dan berupaya untuk
mempengaruhi stakeholder.
d) Managing the transition
Dengan
merencanakan kegiatan yang akan dilakukan selama perubahan, menekankan komitmen
pada perencanaan yang dibuat, serta mengubah struktru manajemen perusahaan.
e) Sustaining momentum
Dengan
menyediakan sumber daya untuk perubahan, membangun sistem pendukung untuk agen
perubahan, mengembangkan kompetensi dan keterampilan baru, memperkuat perilaku
atau budaya yang baru dibentuk, serta tetap belajar untuk menstabilkan
perubahan.
Dalam
proses perubahan dalam suatu organisasi tentunya ada perlawanan/resistensi dari
pihak pihak yang merasa terganggu. 3 strategi dalam mengurangi resistensi ini
a) Empathy
and support
b) Communication
c) Participation
and involvement
4
faktor yang mempengaruhi pilihan
terhadap desain struktur organisasi
a) Organization
size (Ukuran organisasi)
Organisasi
dengan ukuran yang berbeda membutuhkan struktur organisasi yang berbeda juga.
Ketika sebuah bisnis kecil berkembang menjadi sebuah perusahaan besar, maka
dibutuhkan perubahan organisasi yang menjamin agar komunikasi dan manajemen tetap
berjalan lancar di dalam perusahaan. Organisasi dengan ukuran yang lebih kecil
cenderung untuk bergantung pada teknologi-komunikasi untuk kebanyakan interaksi
mereka pada umumnya. Sedangkan organisasi besar menggunakan
teknologi-komunikasi untuk susunan birokrasi hierarkinya. Organisasi kecil
cenderung menggunakan system struktur organisasi yang sederhana, sedangkan
organisasi besar cenderung menggunakan hierarki birokrasi yang bertingkat.
b) Technology
(Teknologi)
Teknologi
perusahaan membantu aliran kerja dalam desain dengan memfasilitasi komunikasi
dan prosedur kerja. Dengan industri yang berbeda, maka dibutuhkan juga
teknologi yang berbeda juga.
c) Enviromnment
(Lingkungan)
Lingkungan
memberikan pengaruh yang cukup signifikan bagi fungsi bisnis dan mempengaruhi
banyak elemen dalam desain struktur organisasi.
d) Organization
strategy
Desain
struktur organisasi memperpanjang jangkauannya keluar organisasi untuk meraih
jaringan di luar untuk bisnis pendukung dan sekutu perusahaan. Perusahaan yang
bekerja sama dengan jaringan di luarnya cenderung untuk menjadi lebih kuat
karena banyaknya pendukung disana
Dalam
“restructuring organizations” dikenal “downsizing”. apa dampaknya terhadap
perusahaan?
Downsizing atau
perampingan merupakan perubahan pada struktur organisasi yang bertujuan untuk
mengurangi ukuran organisasi. Biasanya dilakukan dengan mengurangi jumlah
karyawan melalui PHK, mutasi karyawan, atau pensiun dini dengan mengurangi
jumlah unit organisasi atau tingkat manajerial melalui divestasi.
Ada
beberapa penyebab yang menjadikan sebuah perusahaan melakukan downsizing :
a)
Krisis ekonomi yang dalami oleh
perusahaan
b)
Pendapatan perusahaan lebih kecil
ketimbang pengeluaran
c)
Jumlah tenga kerja yang terlampau
banyak
d)
Butuh tenaga kerja yang lebih
professional dan personalia yang baru
e)
Perusahaan ingin membuka cabang
baru
Dampaknya adalah :
Kebijakan downsizing atau pengurangan karyawan tidak selamanya
buruk, tetapi juga tidak selamanya akan dapat menyelamatkan perusahaan dari
kerugian. Secara umum, downsizing
dapat dikatakan usaha dari manajemen organisasi untuk mengefisienkan
perbandingan antara benefit dengan cost yang dikeluarkan pada
tingkat menguntungkan. Kebijakan ini
sangat tergantung dari permasalahan yang dihadapi perusahaan, maupun respon
yang dilakukan pihak manajemen dalam mengatasi permasalahan tersebut.
Downsizing diharapkan mempunyai
manfaat ekonomis maupun organisasional seperti biaya overhead yang semakin
rendah, birokrasi berkurang, pengambilan keputusan lebih cepat, komunikasi
lebih lancar serta produktifitas yang semakin meningkat. Namun disamping keberhasilan downsizing,
banyak juga perusahaan yang mengalami sebaliknya. Permasalahan baru yang muncul akibat
kebijakan downsizing adalah sikap negatif dari pekerja terhadap upaya
restrukturisasi tersebut.
Downsizing juga menyebabkan mereka
mengurangi komitmen karyawan kepada perusahaan. Proses downsizing yang diproses
dianggap kurang pantas dan kurang fair bagi karyawan sehingga mengurangi
komitmen mereka terhadap perusahaan.
karakteristik
“transformational change”
a) Change is
triggered by environmental and internal disruptions
b) Change is
aimed at competitive advantage
c) Change is
systemic and revolutionary
d) Change
demands a new organizing paradigm
e) Change is
driven by senior excecutives and line management
f) Change
involves significant learning
