Konsep Dasar Komunikasi Bisnis

PENGERTIAN KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

Pengertian Komunikasi

Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota keluarga berbincang di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-mahasiswa mendiskusikan hasil ujian; di kantor, ketika kepala bagian membagi projek; di masjid, ketika muballigh berkhotbah; di DPR, ketika wakil-wakil rakyat itu bersidang; juga di taman, ketika seorang pecinta mengungkapkan rindu dendamnya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan manusia.

Sekitar 75% dari seluruh waktu manusia digunakan untuk berkomunikasi (Tubbs & Moss, 1996). Meskipun demikian, ketika manusia dilahirkan ia tidak dengan sendirinya dibekali kemampuan untuk berkomunikasi efektif. Kemampuan seperti itu bukan bawaan melainkan dipelajari.

Setiap orang, terlepas apa pun tujuannya dalam kehidupan, harus memperoleh tingkat minimum ketrampilan berkomunikasi untuk bertahan hidup. Komunikasi yang efektif memberikan keuntungan dalam mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan. Siapapun dan apapun pekerjaan seseorang, setiap orang tidak bisa tidak harus melakukan komunikasi. Sebuah survei atas 1.000 manajer personalia di Amerika Serikat menunjukkan bahwa tiga ketrampilan terpenting bagi kinerja pekerjaan menyangkut komunikasi (berbicara, mendengarkan, dan menulis). Ketrampilan-ketrampilan tersebut melebihi pentingnya kecakapan teknis, pengalaman kerja, latar belakang akademik, dan surat rekomendasi (Adler & Elmhorst, 1996).

Dengan latar belakang tersebut di atas, pertanyaan dasar yang pertama diajukan adalah apakah ‘komunikasi’ itu? Dance & Larson (1976), sebagaimana dikutip oleh Pace & Faule (1998), telah mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang berbeda-beda, namun tidaklah memungkinkan untuk membahas semua definisi tersebut.

Komunikasi, menurut Curtis et.al. (1996), adalah pertukaran pesan. Sedangkan Katz (1994) berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar pengertian. Selanjutnya, Tubbs & Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi adalah berbagi pengalaman. Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan informasi. Lain lagi dengan Pace & Faules (1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai tindakan pertunjukan-pesan dan penafsiran-pesan.

Dari beberapa definisi tersebut di atas yang nampak berbeda-beda, sebenarnya mereka memiliki dua kesamaan yaitu bahwa dalam sebuah komunikasi terjadi pertukaran atau pemindahan dan adanya sesuatu yang dipertukarkan atau dipindahkan (yaitu pesan atau informasi)

Pengertian Komunikasi Bisnis

Apa pengertian ‘komunikasi bisnis’? ‘Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’ dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, Pace & Faules (1998) menggunakan istilah ‘komunikasi organisasi’ yang diartikan sebagai suatu pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.

Mengapa komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi (perusahaan)? Jawabannya adalah bahwa ada beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi, sebagai berikut:

1. Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan, manajer, klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan berinteraksi di dalam dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut mereka memberikan dan diberikan informasi (pesan).

2. Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para manajer perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan membantu para pelanggan untuk mengatasi permasalahan mereka.

3. Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer memerlukan informasi.

4. Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi kinerja organisasi berikut kinerja semua sumberdaya yang digunakan dalam organisasi.

Komunikasi Bisnis : Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal.

Dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis :

1. Komunikasi Verbal

Verbal Communications merupakan bentuk komoditi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan ataupun lisan, bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh :

* Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya

* Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain

* Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan

* Membuat dan mengirim surat pemesan barang (order) kepada pihak lain

* Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.

* Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain

* Membuat dan mengirim surat penolakan kerja

* Membuat dan mengirim surat kontrak kerja dengan pihak lain

* Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork)

* Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja

* Mengadakan briefing dengan staf karyawan

* Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan

* Melakukan teleconference dengan pihak lain

Komunikasi Bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat mengunakan tulisan dan lisan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

Aneka Bentuk Komunikasi verbal dalam bisnis

a. Membaca dan menulis

umumnya dalam mengirimkan pesan-pesan bisnis orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing), alasannya komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien) dan cepat. Meskipun demikian bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting, karena tidak semua hal yang bisa disampaikan secara lisan.

Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan.

b. Mendengar dan membaca

Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi dari pada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading)

2. Komunikasi Nonverbal

Nonverbal communications merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Sebelum manusia menggunakan kata-kata, menusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh dari komunikasi non verbal

* Menggertakan gigi untuk menunjukan kemarahan

* Gambar pria dan wanita yang dipasang dipintu toilet untuk menunjukan kamar sesuai dengan jenis kelamin

* Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan

* Membuang muka untuk menunjukan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain

* Menggelengka kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.

* Mengganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK

* Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukan suatu kebohongan

* Ruang tunggu sebuah Bank disediakan tanpa tempat duduk untuk menunjukan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.

Jadi dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan sebagainya.

Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien.

Keunggulan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan bahasa tubuh (bahasa isyarat)

Tujuan Komunikasi nonverbal

1. Menyediakan/memberikan informasi

2. Mengatur alur percakapan

3. Mnekspresikan emosi

4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal

5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

6. mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya bagaimana mengayunkan tongkat golf yang benar dan baik.

Tahapan Proses Komunikasi

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pegirim

Faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan,Mencakup antara lain munculnya keraugu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi atau asing dengan audiens, adanya pertentangan emosi, kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2.  Masalah dalam dalam menyampaikan pesan yaitu Terkait dengan sarana fisik untuk berkomunikasi. 
3. Masalah dalam menerima pesan yaitu Gangguan yang umum terjadi kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi, pikiran melayang kemana-mana, memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan

• Perbedaan latar belakang
• Perbedaan penafsiran kata
• Perbedaan reaksi emosional

Komunikasi Efektif memerlukan beberapa hal :

• Persepsi
• Ketepatan
• Kredibilitas
• Pengendalian
• Keharmonisan

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut :

1. Membuat suatu pesan secara lebih hati-hati

Gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan poin-poin penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara Si Pengirim dan Si Penerima pesan

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

Idealnya, rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan yang dipahami oleh penerima pesan. Namun, kenyataannya tidak selalu demikian. Mengapa ? Hal itu disebabkan oleh beberapa faktor yang disebut sebagai faktor-faktor yang menghambat komunikasi. Faktor-faktor tersebut meliputi:

1. Faktor Media :

Media di sini menyangkut saluran dan alat komunikasi yang digunakan oleh mereka yang berkomunikasi. Jenis pesan (verbal & nonverbal) yang dikirimkan akan menentukan saluran dan alat komunikasi yang akan digunakan, sehingga ketidaktepatan memilih media (saluran & alat) komunikasi mudah menimbulkan kesalahpahaman.

2. Faktor Psikologi :

Hal-hal yang termasuk ke dalam faktor psikologi antara lain emosi, persepsi selektif, dan penyaringan dari pelaku komunikasi. Bagaimana emosi (perasaan) penerima pesan pada saat menerima pesan akan mempengaruhi bagaimana penerima pesan tersebut menafsirkan pesan itu. Di samping itu, penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif (memilah & memilih) melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latarbelakang, dan karakteristik pribadi penerima pesan itu. Juga, adanya kecenderungan pengirim pesan merekayasa (menyaring) pesan sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima pesan.

3. Faktor Pendidikan :

Pendidikan di sini adalah tingkat pendidikan dari mereka yang melakukan komunikasi. Perbedaan tingkat pendidikan mengakibatkan antara lain, perbedaan penggunaan bahasa seperti istilah, akronim, singkatan, pilihan kata dan seterusnya, dan kondisi ini mudah menimbulkan kesalahpahaman di antara pelaku komunikasi itu.

4. Faktor Budaya :

Yang dimaksud dengan budaya di sini adalah budaya dari pelaku komunikasi tersebut. Perbedaan-perbedaan faktor budaya seperti bahasa, pola komunikasi nonverbal, norma, kepercayaan dan nilai yang berakar dalam sistem budaya keseluruhan mudah dan sering menimbulkan kesalahpahaman di antara pelaku komunikasi.

5. Faktor Mendengarkan :

Maksudnya adalah kemampuan mendengarkan dari mereka yang berkomunikasi. Dari berbagai penelitian yang pernah dilakukan ternyata bahwa orang lebih banyak mendengarkan dibandingkan membaca, berbicara, dan menulis. Jika orang lebih banyak mendengarkan daripada berbicara, lalu mengapa ‘mendengarkan’ menjadi masalah?

Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, bahwa ada perbedaan antara ‘mendengar’ dan ‘mendengarkan. ‘Mendengar’ berarti semata-mata mengambil getaran bunyi. Sementara, ‘mendengarkan’ adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Artinya, ‘mendengarkan’ merupakan proses yang rumit dan tidak sederhana yang melibatkan empat unsur yakni, mendengar, memperhatikan, memahami, dan mengingat.

Oleh karena itu, tidak mengherankan jika ‘mendengarkan’ merupakan masalah bagi setiap orang yang berkomunikasi, karena adanya perbedaan individual dalam unsur-unsur ‘mendengarkan’ yaitu perbedaan kemampuan mendengar, memperhatikan, memahami, dan mengingat.

Posted in: Management