Management Decision and Control

Management Decision and Control

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

Proses Pengambilan Keputusan

Fungsi dan tujuan pengambilan keputusan

Fungsi pengambilan keputusan yaitu :

·         Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah mempunyai fungsi antara lain sebagai berikut :

o   Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional

o   Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya menyangkut dengan hari depan/masa yang akan datang, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama

Tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakan atas dua yaitu :

·         Tujuan bersifat tunggal yaitu tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah artinya sekali diputuskan dan tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain

·         Tujuan bersifat ganda yaitu tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih yang bersifat kontradiktif atau bersifat tidak kontradiktif

Langkah dalam pengambilan keputusan

Mintzberg mengungkapkan bahwa langkah-langkah dalam pengambilan keputusan terdiri dari :

1.       Tahap identifikasi

·         Tahap ini adalah tahap pengenalan masalah atau kesempatan muncul dan diagnosis dibuat. Sebab tingkat diagnosis tergantung dari kompleksitas masalah yang dihadapi

2.       Tahap pengembangan

·         Tahap ini merupakan aktivitas pencarian prosedur atau solusi standar yang ada atau mendesain solusi yang baru. Proses desain ini merupakan proses pencarian dan percobaan di mana pembuat keputusan hanya mempunyai ide solusi ideal yang tidak jelas

3.       Tahap seleksi

·         Tahap ini pilihan solusi dibuat, dengan tiga cara pembentukan seleksi yakni dengan penilaian pembuat keputusan : berdasarkan pengalaman atau intuisi, bukan analisis logis, dengan analisis alternatif yang logis dan sistematis, dan dengan tawar-menawar saat seleksi melibatkan kelompok pembuat keputusan dan semua manuver politik yang ada. Kemudian keputusan diterima secara formal dan otorisasi dilakukan.

Fase Pengambilan Keputusan

·         Aktivitas Intelegensia : proses kreatif untuk menemukan kondisi yang mengharuskan keputusan dipilih atau tidak.

·         Aktivitas Desain : kegiatan yang mengemukakan konsep berdasar Aktivitas Intelegensia untuk mencapai tujuan.

Aktifvitas Desain meliputi :

·         menemukan cara-cara/metode

·         mengembangkan metode

·         menganalisa tindakan yang dilakukan

·         Aktivitas Pemilihan : memilih satu dari sekian banyak alternatif dalam pengambilan keputusan yang ada. Pemilihan ini berdasar atas kriteria yang telah ditetapkan.

Dari tiga aktivitas tersebut diatas, dapat disimpulkan tahap pengambilan keputusan adalah :

·         Mengidentifikasi masalah utama

·         Menyusun alternatif

·         Menganalisis alternatif

·         Mengambil keputusan yang terbaik

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan, yaitu :

·         Internal Organisasi seperti ketersediaan dana, SDM, kelengkapan peralatan, teknologi dan sebagainya

·         Eksternal Organisasi seperti keadaan sosial politik, ekonomi, hukum dan sebagainya

·         Ketersediaan informasi yang diperlukan

·         Kepribadian dan kecapakan pengambil keputusan

Dasar-dasar pendekatan pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan harus dilandasi oleh prosedur dan teknik serta didukung oleh informasi yang tepat (accurate), benar (reliable) dan tepat waktu (timeliness). Ada beberapa landasan yang digunakan dalam pengambilan keputusan yang sangat bergantung dari permasalahan itu sendiri.  Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu :

·         Intuisi

o   Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaam memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisn ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

o   Keuntungan :

§  waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek

§  untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan ini akan memberikan kepuasan pada umumnya

§  kemampuan mengambil keputusan dari pengambil keputusan itu sangat berperan, dan itu perlu dimanfaatkan dengan baik.

o   Kelemahan :

§  Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik

§  Sulit mencari alat pembandingnya, sehingga sulit diukur kebenaran dan keabsahannya

§  Dasar-dasar lain dalam pengambilan keputusan seringkali diabaikan.

·         Pengalaman

o   Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

·         Fakta

o   Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

·         Wewenang

o   Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

o   Kelebihan :

§  Kebanyakan penerimaannya adalah bawahan, terlepas apakah penerimaan tersebut secara sukarela ataukah secara terpaksa

§  Keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama

§  Memiliki daya autentisitas (keaslian; kebenaran) yang tinggi

o   Kelemahan :

§  dapat menimbulkan sifat rutinitas

§  mengasosiasikan dengan praktik diktatorial

§  sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan

·         Logika

o   Pengambilan keputusan yang berdasar logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

§  kejelasan masalah

§  orientasi tujuan : kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai

§  pengetahuan alternatif : seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya

§  preferensi yang jelas : alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria

§  hasil maksimal : pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal

Tipe Keputusan Manajemen

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1.       Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.  Cth : keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang, dll.

2.       Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yg terperinci. Cth : keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3.       Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yang  tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.  Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur itu tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi. 

Total Quality Management Desicion

Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat.

Employee empowerment yaitu melibatkan karyawan dalam langkah proses produksi, dapat di lakukan dengan mengembangkan jaringan komunikasi yang melibatkan konsumen, mengembangkan supervise yang terbuka dan suportif, melimpahkan tanggung jawab dari manajer dan staf ke karyawan, membangun moralitas organisasi, dan menciptakan struktur organisasi formal sebagai tim dan gugus kendali mutu.

Kaizen yaitu sebuah istilah Jepang yang berarti “Continuous improvement”. Continuous improvement yaitu mensyaratkan suatu proses perbaikan terus menerus yang tidak pernah berhenti meliputi orang, peralatan, supplier, material dan prosedur-prosedur.

Posted in: Management