ERP ( Enterprise Resource Planning ) dan Tantangan di Dunia Bisnis

ERP adalah  suatu proses perencanaan yang terintegrasi dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Penerapan sistem informasi pada dunia bisnis oleh banyak pelaku diyakini dapat dapat meningkatkan daya saing melalui nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya.  Hal ini menjadi semakin terasa penting manakala system perdagangan menjadi semakin meng global dan cenderung bebas, sehingga setiap perusahaan harus dapat  menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik dan lebih murah.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Jadi peran ERP adalah men-sinergikan semua bagian tersebut sehingga Sumber Daya perusahaan lebih terencana, dengan mengintegrasikan seluruh data yang dimiliki divisi-divisi perushaan agar dapat dengan mudah di organisasi dan dikontrol alurnya. ERP menstandarkan bentuk informasi melalui keseragaman laporan serta menstandarkan seluruh proses operasi perusahaa sehingga terjadi peningkatan produktivitas dan effesiensi perusahaan.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi

• Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
•  Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.
• Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
•  Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis

ERP Sebagai Solusi

·         Planing : sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan untuk membuatperencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efek seperti perencanaan pembelian, produksi dan cash flow, penjualan dan perencanaan biaya.

·         Organizing : struktur organisasi menjadi ramping, pembagian kerja yang tepat dengan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, profuksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.

·         Controling : seluruh proses bisnis dapat dikendalikan dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya yang tidak tepat.

·         Actuating : seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang/material requirement planning (MRP), oder pembelian, penerimaan barang dan pengakuan hutang. Jadi, seluruh aktivitas dapat berjalan dengan efisien dan efektif

Alur Proses ERP 

Komunikasi ERP

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan

untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Implementasi sistem informasi yang berbasis ERP.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri.  Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.
2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.
3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user.  Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.
4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.
5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Secara umum, modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1.Modul Operasi, terdiri dari :

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2.Modul Financial & Akuntansi, terdiri dari :

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3.Modul Sumber Daya Manusia, terdiri dari :

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1.Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2. Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3. Analisa Business Strategy

Mencakup beberapa hal seperti :

• Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan
• Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan
• Strategi bisnis dan objective perusahaan
• Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis
• Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan
• Target bisnis

4.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Komitment manajemen dalam implementasi ERP.
• Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP
• Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP
• Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP
• Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP
• Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

5.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.
• Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

6.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.
• Daya dukung service dari vendor
• Analisa kebutuhan waktu

Keuntungan dengan adanya ERP

Kualitas & Efisiensi : ERP menciptakan kerangka kerja utk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yg menghasilkan peningkatan signifikan daalm kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi & distribusi.

Penurunan Biaya : menurunkan biaya pemrosesan transaksi & hardware, software serta karyawan pendukung TI.

Pendukung Keputusan : ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat utk para manajer agar dapat meningkatkat kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.

Kelincahan Perusahaan: Sistem ERP meruntuhkan dinding departmen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. (m'hasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manejerial & peran kerja yang lebih fleksibel).

Integrasi data keuangan: Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Sedangkan apa bila ERP tidak di jalankan dengan baik akan menyebabkan Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·         - Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·         - Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·         - Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang  baru.

 Tantangan dan Kekurangan ERP

Tidak semua pengembangan ERP memperoleh hasil yang baik, tidak jarang implemetasinya gagal karena beberapa factor seperti kurangnya perancangan dan system yang tidak mengakomodasi culture perusahaan tersebut. Faktor utama kegagalan tersebut antara lain :
1. Perancangan dan management yang buruk.
2. Adanya perubahan bisnis goal selama pengembangan system
3. Kurangnya pemahanan akan bisnis proses dan culture perusahaan

Untuk kekurangan, ERP relative merupakan produk yang mahal untuk diterapkan. Dan juga dalam tahapan pengembangan selanjutnya akan sangat tergantunga dengan vendor sebagai penyedian dan juga kompleksitas system yang berakibat beberapa fasilitas merepotkan pengguna. Tetapi beberapa masalah tersebut dapt terselesaikan seperti ada ERP yang opensource seperti compiere, openbravo, adempiere dan webERP yang memudahkan perusahaan untuk mengembangkan sistemnya sendiri. Walaupun produk tersebut tidak setangguh dan se – kompleks produk berbayar seperti SAP AG, Oracle dan JDE.

BY: C Pratanto

Posted in: Management